"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité." Telle est la définition qu'en donne l'article L211-1 du code du patrimoine.

Pour Wikipedia "En informatique, la sauvegarde (backup en anglais) est l'opération qui consiste à dupliquer et à mettre en sécurité les données contenues dans un système informatique."

Deux notions différentes. Mais, en pratique on assiste souvent à une confusion des genres. Pourquoi et quelles sont les conséquences pratiques ?

Deux questions qui nous guideront pour comprendre ce qui différencie l'archivage de la sauvegarde.

Comprendre les enjeux de l'hébergement à distance

Savoir l'utiliser et préserver son autonomie

Maîtriser owncloud et le travail collaboratif


Objet

Cette formation vise à améliorer l'efficacité d'une entreprise (Association, TPE, PME) et de ses salariés en présentant les fondamentaux de la gestion des documents engageants de l'entreprise (records management).
Ci-dessous, quelques unes des questions qui seront abordées :

  • Collecter, ranger, classer et retrouver « son » information ?
  • Pourquoi mettre en place un système d'archivage ?
  • Qu'est-ce que le « records management » ?
  • Quelles sont les règles à respecter pour bien gérer les informations de l'entreprise à l'ère numérique ?
  • Que faire lorsque les règles n'ont pas été établies dès le départ ? Faut-il faire du rétro-actif ?
  • Comment s'intègre l'archivage des documents engageants avec la gestion des connaissances et le patrimoine historique d'une institution ?
  • Comment articuler travail collaboratif et archivage ?
  • A quoi renvoie la notion de déchet informationnel ?

Objectifs

  • Comprendre l'enjeu de l'archivage dans l'organisation fonctionnelle et technique d'une structure.
  • Comprendre l'intérêt et l'enjeu de la mise en place d'une politique d'archivage contrôlée.
  • Connaître l'environnement normatif et juridique sur les archives (norme ISO 15489, législation nationale).
  • Maîtriser la production des données de l'organisation.

Public concerné

Tout professionnel s'engageant dans un processus de maîtrise de l'archivage à l'ère numérique.

Prérequis

  • Fonctionnement général de l'entreprise.
  • Notions de base sur les outils bureautiques (traitements de texte, tableurs).

Contenu du stage

  • La notion de déchet informationnel.
  • Les grands principes de l'archivage.
  • Le cycle de l'information dans l'entreprise.
  • Les outils de l'archivage : tableau de tri et référentiel de conservation, plan de classement, politique d'archivage, procédures.

Compétences cibles

  • Identifier les documents engageants de l'entreprise et savoir les classer.
  • Améliorer le travail collaboratif quant à la gestion des documents de l'activité de l'entreprise
  • Mettre en place une politique d'archivage.

Méthodes pédagogiques

Apports méthodologiques techniques et juridiques 50 %
Echanges et retours d'expériences 30%
Travaux pratiques 20%

Atelier d'intelligence collective avec cas pratiques. Restitution collective des participants après chaque séance de formation.